外国当事人诉讼委托手续文件的准备

作者: 庞东成,三友知识产权代理有限公司
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利、商标等知识产权的侵权诉讼和行政诉讼中,由于涉及大量专业知识、法律知识和重大的经济利益,当事人通常会委托专业人员,例如律师、专利代理师等参与诉讼,以充分维护自身的合法权益。准备一份合格的委托手续文件,是诉讼中的基本要求。当事人为外国人,或外国企业或组织时(不包括香港、澳门和台湾),由于世界各国差别很大,给委托手续的准备带来了一定的困难。以下介绍外国当事人委托手续文件准备中的若干注意事项,供当事人及法律工作者参考。

如果当事人是外国自然人,需要准备授权委托书和当事人的身份证明复印件(例如护照)。授权委托书和当事人的身份证明复印件均需履行公证和认证手续。即,上述文件应由国外公证机关进行公证,并由中国驻该国大使馆或领事馆认证。应当注意的是,法院审理案件中,需要核实当事人的住址。如果护照上没有当事人的住址,还需准备其他能够证明当事人住址的文件,并对该文件履行公证和认证手续。

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庞东成
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如果当事人是在国内没有住所的外国企业或组织,需要提交授权委托书、依法成立的证明材料(对应于国内的营业执照或组织机构代码证书)和法定代表人身份证明。以上文件均需履行公证和认证手续。如果外国企业或组织依法成立的证明材料是由该国政府或法院出具的证明材料原件,例如,日本政府出具的“现在事项全部证明书”或“履历事项全部证明书”原件,则无需再进行公证,直接进行认证即可。

法定代表人的姓名和职务通常应当记载在依法成立的证明材料上。授权委托书最好由法定代表人签字。如果授权委托书签字人不是法定代表人,则根据依法成立的证明材料和该国法律规定,应当能够证明该签字人有签字权;或者由该公司单独出具该签字人具有签字权限的授权证明文件(该文件也需要经过公证和认证)。另外,依法成立的证明材料上应当记载当事人的地址。

对于印章制国家,如日本和韩国,授权委托书上必须加盖公章,仅由法定代表人签字的,不具有法律效力。日本和韩国的一些企业,对于公章的使用限制比较严格,企业内部申请加盖公章的流程非常繁琐。因此,受委托的律师和专利代理师,务必核对委托人所加盖的公章是否为公司的公章。例如,某授权委托书上加盖的是“XXX株式会社社长之印”,则该公章仅为社长的私人印章,或者是法定代表人章,不能代替公章使用,应当重新加盖公司公章。再如,某授权委托书上加盖的“XXX株式会社代表”,这样的印章很难确认其为公司的公章,应当跟当事人进行确认。如果该印章确实为公司公章,最好同时提供公章的注册证明文件,并对该文件进行公证和认证,以备法院查验。

由于上述文件通常为外文文件,在提交给法院之前,需要由法院认可的翻译机构翻译成中文。由于人名和公司名称可能会存在多种翻译方式,因此必须确保翻译公司的译文与其他诉讼文件保持一致。例如,“LG化学株式会社”和“株式会社LG化学”实际上是同一家公司。当其作为专利权人提出侵权诉讼时,如果专利文件上记载的专利权人为“株式会社LG化学”,而授权委托书的中文译文为“LG化学株式会社”,则会导致该委托手续不具有法律效力。此时应通知翻译机构更正译文后重新出具翻译文件。

如果受托人为专利代理师,根据《民事诉讼法》和《行政诉讼法》规定,其可以以有关社会团体推荐的公民的身份参加诉讼。中华全国代理人协会每季度更新一期诉讼代理人名单并公示,诉讼中应提交该名单以证明该专利代理师具有参加诉讼的资格。

另外,诉讼中还应提交由接受委托的律师或专利代理师所在单位出具的公函。律师还需要提交执业证复印件。专利代理师还需要提交执业证复印件或专利代理师执业备案证明,以及身份证复印件。

在实践中,各地法院对委托手续文件的要求和审查尺度可能会略有不同。因外国当事人联络不便,且公证和认证手续耗时较长,因此应尽量准备完备的手续文件,以免影响诉讼的正常进行。

作者:三友知识产权代理有限公司合伙人、专利代理师及涉外化学部部长庞东成

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