企业应收账款管理

作者: 李伟明,天驰君泰律师事务所
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当前经济形势下,企业应收账款管理愈显格外重要。自合同成立债权形成开始,至款项实际收回或作为坏账处理结束,如何运用系统的方法和手段,加强应收账款全过程管理是企业需要掌握的。

事前预防

事前防范,是指企业在与相对方发生交易之前就应当开展的预防动作,其包括针对交易相对方履约能力所开展的资信调查、信用评级和赊销额度的确认、企业对外合同条款,特别是履约及付款条件的设置等。

Li Weiming Partner Tiantai Law Firm
李伟明
天驰君泰律师事务所合伙人

资信调查,是企业在交易前对交易相对方的公司经营情况、企业规模、偿付能力进行的综合判断。进行资信调查之根本目的,在于确定交易的规模大小和赊销额度高低、合同付款方式和条件,以及是否有必要加入其它债权保障措施等。

而在资信调查基础上,对相对方进行的信用评级,在于确认不同客户之间因信用等级差异而产生管控措施和赊销额度的区别。当然,信用等级会因交易过程中相对方所积累的年度或半年度信用评价而发生变化。信用评级在评价维度上,包括财务评级(财务资质)和信用评级(付款记录),针对不同信用等级的客户,企业在交易时应采取不同的销售策略和结算方式。

企业对外合同条款设置,是企业事前风险防范中最后的环节,也是企业最后权利救济所能依靠的唯一法律依据。因此,合同条款应结合前述开展的资信调查、信用评级等相关工作,在合同条款中设置各方明确的权利义务、付款方式、期限、违约责任等。

对于信用评价等级较低的客户,可设置要求提供担保,现款现货等保障措施;对于信用等级较高的客户,在给予较大信用额度同时,甚至可以延长付款期限。另外,合同条款中设置所有权保留条款,也是在交易相对方不能清偿债务时,所能给予债权人的有效保障举措。

事中监控

再好的制度和管理措施,都贵在落地实施。事中针对交易相对方信用及付款进行实时监控,能够最大限度减小账款拖欠的可能。

事中监控的首要任务,是明确责任人。销售、财务及法务人员,应根据各自权责明确在交易过程中的监控职能,做到部门之间相互衔接,信息共享,管控举措一致,才能确保应收账款管理的顺利实施。

事中监控另一工作重心,其实是对交易 合同的管理与履约监督。在合同履行过程中,企业应关注交易相对方的履约和资信情况,一旦发现不良趋势应及时采取措施,同时在客户档案中记录。一旦出现合同变更情况,应及时固定并强化证据。

同时,要时刻关注交易相对方所欠债务是否突破信用额度并密切监控其已到期债务的增减动态,以便及时采取跟进措施。根据《合同法》及《民事诉讼法》相关规定,买卖合同纠纷中,卖方最重要的合同义务就是举证证明自身履行了供货义务。

因此,在此过程中所形成的送货单、运单、验收单、收据、发票等必须妥善保存原件,如因客观原因不能保存原件,也应保留复印件、扫描件或拍照件。交易过程中对于履约证据的保存和固定,是合同管理与履约监督环节核心的工作。

另外,相关证据的出具方应尽可能有公章和负责人签字。事中监控过程中,及时与交易相对方定期对账、在诉讼时效届满前适时发送催款函件进行时效中断,以延长民事权利保护期限,都是应收账款管理过程中所应当进行的工作。

事后处置

事后处置,是指在应收账款到期后所进行的欠款催收工作。根据国际追账协会统计,逾期欠款时间超过半年,账款回收成功率约为58%,而逾期超过一年,账款回收成功率为27%,超过两年则只有14%。因此,及时采取追收措施,是事后管理最核心的动作。

欠款催收,就方式而言分为非诉及诉讼催收两种方式。非诉催收以电话催收、函件催收、上门面谈以及外围调查并跟进施压谈判为主。

而采取法律手段的诉讼追收,与普通案件追求胜诉不同,诉讼仅为解决欠款的方式之一而非目的。因此,以诉讼为压力点进行谈判,磋商,甚至在启动诉讼程序的同时,进行诉讼保全,查封扣押欠款人的财产等都是行使法律手段催收时常采取的做法。

对于债务人态度恶劣,通过诉讼仍无法解决的欠款纠纷,则需要向法院申请强制执行,通过将债务人列入失信人名单,限制其高消费及出境等失信惩戒措施进行震慑施压,以促使欠款纠纷得到解决。

作者:天驰君泰律师事务所合伙人李伟明

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