贵公司正在中国境内开展内部调查?这并没有什么特别。您接下来的举措是否得当,对于风险识别和确保合规有举足轻重的影响。作者:刘晨光、Jared T. Nelson

中国几乎所有经营实体正面临着诸多引发内部调查的潜在威胁,包括心怀不满的员工的举报、政府突袭检查、社交媒体信息、电视调查报道或消费者投诉等。由此导致中国各行业公司普遍面临的问题之一,即如何开展内部调查。

要找到正确的调查方式,需要在处理核心法律问题、业务伙伴关系、公关策略、政府沟通和员工解聘等方面的精心准备和丰富经验。由于在试图发现现有问题的过程中极有可能触发其他新的违规行为,因此一步之差就可能造成处罚骤增。最危险的是试图在公司内部“自行解决”,或者聘用缺乏足够法律专业培训或对调查中常见关键法律问题缺乏基本了解的外部顾问或公司来进行调查。

内部调查可能由各种法律问题和指控引发。仅在过去几个月,我们就处理了由贿赂、违反生产标准、偷税、职务侵占、非法经营、采购欺诈、回扣、食品安全违规、盗用商业秘密和违反海关规定等指控所引发的案件。这些法律问题复杂、棘手,尤其是要解决它们可能会引发一些新的法律问题,例如在调查中的员工和客户隐私问题、在与政府机构谈判中的刑法问题以及在员工解聘和处分中的劳动法问题等。

经验总结:

1. 内部调查程序会引发中国法下的重大风险;
2. 聘请外部律师有助于获取特权保护并发挥积极作用;
3. 快速启动和进行合法有效调查的关键在于事先建立协调的跨国应急程序和方案;
4. 当事人同意是证据搜集过程中证据证明力最大化和法律风险最小化的关键。

如果贵公司或贵公司的客户正在开展内部调查,有哪些中国法律需要引起您们的重视,以避免调查中引发新的风险?首先,您需要确保调查人员遵守中国法律。近年来,由于违反数据保护以及隐私法律和对该等法律的广泛误解引发了很多相关的法律责任,这些事件也在社会上引起了广泛讨论。这样的媒体报道并不鲜见,例如调查和咨询公司被认定违反个人隐私法律,大型会计师事务所由于对国家秘密法律的错误解读而陷入尴尬,以及本地企业处于遵守国内数据保护法律和国外证据出示要求的两难境地等。

许多这些问题都是由于企业未就危机管理做好充分准备,或者聘请了对关键法律问题缺乏了解的外部服务机构所导致的。在调查指控事项时,很重要的一点是避免引发新责任的风险,而没有外部法律专业人士参与的调查会将这种风险扩大化。

每项调查都会有相关的首要法律问题,例如腐败,同时也会产生随附的法律问题,包括隐私、数据转移、劳动法、证据规则、特权等。即使首要法律问题仅涉及外国法律,例如美国《反海外腐败法》(FCPA),也应聘请具有本地执业资格的律师就随附法律问题提供意见,以减少在对现有风险调查中出现新的违规的可能。

保护敏感信息

如何保护在调查过程中获得的敏感信息是一个关键问题。调查需要以开放、创造性的方式进行,探究每一条线索和每一个风险点。在发现任何相关信息之前,可能会出现很多误导信息和无关线索。没有哪个公司愿意将这些无关线索公开披露,但是即使案件仅间接涉及美国法律,无论案件发生地在何处,都可能会受到美国广泛的证据发现规则的管辖,从而导致这些信息不得不被披露出去。

在中国,企业可以通过聘请外部律师事务所来保护敏感信息。在近期一起案件中,某中国公司试图阻止本地储存的敏感的内部调查文件在美国作为证据出示。美国联邦地区法院法官Shira Scheindlin 在裁定中明确:“律师-客户和律师工作成果特权不适用于(保护)这些文件,因为记录显示(中国公司的)首席合规官(得知相关指控后)仅通过内部合规部门开展调查,这个过程没有外部律师的参与,且调查目的不是为了获得法律协助。保密特权不适用于‘仅管理层自行开展的……公司内部调查’。”

如何防止调查过程中获得的敏感信息遭披露是关键问题之一。
如何防止调查过程中获得的敏感信息遭披露是关键问题之一。

由此导致的结果是,大量的包含调查疑点、细节和初步结论的敏感内部调查文件在大洋彼岸的美国诉讼中作为证据出示给对手方。这些文件源自中国,可能与美国诉讼并无多少关联。如果当时合规团队聘请了外部律师事务所来进行调查,这些文件可能受到更多的保护。

除了特权问题,就政府部门而言,外部律师事务所的结论和意见可信度更高。内部调查,无论是由公司的合规或法务实施,仍然容易受到首席执行官、首席财务官、首席运营官、人力资源负责人或公司其他主要领导的内部压力和影响,因为比起合规和法务部门经理来说,这些领导往往享有更高地位,且常常正是调查所牵涉到的人。由独立、客观、具有相应资质的本地律师事务所就调查结论出具正式的法律意见书,是顺利、恰当解决问题最快速、有效的方式。

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作者:元达律师事务所合伙人刘晨光、元达外国顾问 Jared T. Nelson。元达律师事务所是一家总部位于上海的律师事务所,与国际律师事务所McDermott Will & Emery建立了独家战略联盟关系。
刘晨光领导的跨领域团队在合规方面拥有执业经验,专注于风险控制和内部调查;Jared T. Nelson带领元达数据中心团队,专注于电子证据的分析,数据隐私以及数据安全。