法律技术可以帮助企业法务整合零散数据,从而提高效率和生产力。
作者:Lindy Muto及Sam Kidd

业法务目前正身处于一个动荡且艰难的时期。在当前的法律环境中,企业法务团队的工作量和面临的风险都呈指数级增长。企业法务渴望变革,他们不甘在受困于时间限制的同时,还要不断地为其他业务部门灭火的现状。法务团队需要技术工具来提高效率,并获得有关优化资源分配的实用见解。

虽然时间已经来到了2019年,但大多数企业法务团队对法律技术的应用仍然仅限于电子邮件和电子表格。法务团队面临的压力日益增加,他们需要证明自身工作的价值,然而他们并不具备证明价值所需的配套工具。关于企业法务团队的价值和工作量的讨论往往缺乏依据,因为以下几个原因:(1)团队存在临时且反复无常的工作程序;(2)抱着“我们”和“他们”的心态,与业务部门之间存在沟通障碍;(3)缺少一个集中系统来记录并分享他们的工作。

由于所有信息都分散存储在团队成员的文件、电子邮件和电子表格中等原因,企业法务无法获得团队运作情况的精准数据,因此难以有效运作团队。这种过时的信息处理方式使企业法务无法对法务部的工作类型、工作价值和成本以及参与工作的人员进行量化管理。

因此,企业法务需要鼓励团队放弃这种杂乱的记录系统,转而利用市场上可用的技术实现团队工作的数字化,从而节约时间并减少妨碍日常运营效率的工作。现在正是做出变革的最好时机,目前有多家法律技术提供商为法务团队提供各种解决方案。

企业法务需要:

  • 抓住时机去自我提升并采纳法律技术;
  • 与财务、人力资源以及销售和营销等部门的同行一道,将自身置于一个公平竞争环境中,使用软件工具和数据来改进工作、提高绩效并向高管提供报告指标;
  • 协助团队实现前瞻性决策以提高效率、改善内部关系、并优化协调法务和业务团队。

为了实现上述目标,首先要做的是收集数据。使用法律技术收集的数据将有助于确定法务部的方向(当需要变革时),改变法律服务的方式,并使大家不再将法务团队视为业务的绊脚石,而是视作业务合作伙伴。关于法务团队工作的对话将不再是缺少依据的空谈。作为企业法务,你将可以利用手头的工具和数据来回答经常被问到的一些问题:法务部在做什么?法务团队正在处理哪些协议?为什么法务团队认为要交易?

从而,你的团队与业务部门伙伴之间的对话将更具建设性。

应用法律技术对企业法务来说将是有百利而无一害。想象一下这样的一个世界:法务团队捕获数据以帮助自己摆脱混乱的工作流程,并使法务部成为企业的真正战略组成部分。虽然这听起来很妙,但是应当注意的是,仅仅为了数据而收集数据并没有任何用处,因为这无法解决任何问题。你的目的应当是收集结构化数据,即能够“讲述事实”的数据,来帮助你查看发展变化趋势并更深入地了解你的法务部的情况。

那么,你应当从哪里着手,才能确保收集到结构化的数据并有效利用现有法律技术呢?你首先需要理清基本问题,奠定一个良好基础。你需要收集有关事项细节、合同细节、费用和知识管理的信息。为了使这些信息有效,它们需要集中存储在一个结构化的中央系统中。凭借该系统产生的数据,法务团队的运作情况、工作容量和业务能力、常见工作类型和费用都将一目了然。

通过收集这些数据,企业法务团队将变得积极主动而不仅仅是被动反应。法务团队将能够:(1)提供有关如何“防患于未然”的见解;(2)做出更好的资源分配决策(例如在低价值/大工作量、高价值/大工作量的事项之间如何分配);(3)确定哪些工作需要自动化处理或者外包;(4)说明哪些个人或团队需要培训/支持或需要提高项目管理技能;(5)使法务团队与业务团队步调保持一致。

收集数据是起点且非常重要。但是,考虑到法务团队只是整个法律价值链的一部分,收集来的数据不能孤立地看待。法务部地位很特殊,他们为整个企业服务,对业务进行全面监督。因此,法务团队与业务团队合作,与外部法律和业务机构进行沟通和协作,与第三方技术提供商合作,将收集并统一存储的数据转化为使各方都受益的真正解决方案。例如,法务部应当能够在早期发现问题和趋势,并在它们产生后果之前予以解决。
法律市场中有大量的法律技术工具供应。但是,这些技术工具往往仅专注于解决具体问题或仅提供个别问题的解决方案。现有工具侧重于协议自动化、电子计费以及替代性法律供应商市场(主要是解放劳动力的问题),但并不能解决企业法务部的各种其他问题。

例如,虽然协议自动化是有价值的技术工具,但是它并不能告诉你:

  • 法务部正在起草多少协议;
  • 这些协议何时到期或这些协议的管理情况;
  • 你所在的法务部门内谁正在负责起草这些协议;
  • 法务团队正在起草的协议类型;和
  • 起草这些协议所需花费的时间。

因此,法务团队需要退后一步并为法律操作系统做出投入。法律操作系统是一个基础平台,与市场上可用的各种技术服务提供商相连。它也将各种信息集中存储在一处,例如合同、工作事项、费用和企业法律知识等。没有可以捕获数据的操作系统,人工智能就无法存在。企业法务不再需要将这些信息拼凑在一起:它们可以从一个集中系统中被轻松调取,这将使企业法务能够通过实时数据查看事项发展状况和出现的问题,并解决这些问题。

通过法律操作系统,企业法务还将能够衡量法务团队的效率和生产力,并加强政策合规和风险管理。

法务部不应只关注节省费用和合同的自动化,还需要关注如何能满足企业的未来需求。法务团队需要将各种职能连接起来,并将这些职能的相关数据转化为有效的资源分配决策和业务洞见,从而提高效率和生产力。

一旦你拥有一个将所有这些结合在一起的平台,你的法务团队将通过这个统一的信息源来捕获并分析数据,切实帮助你做出决策,预防问题并改进现状。

作者:Lindy Muto是LawVu公司法律运营顾问,工作地为澳大利亚墨尔本;Sam Kidd是LawVu首席执行官,工作地为新西兰陶朗加。

Lindy向企业法务团队以及法律科技供应商提供咨询服务,她的联络方式为 [email protected]。LawVu是一个现代化的软件平台,它正在革新企业法务团队管理工作和与内部利益相关者接触的方式。LawVu平台包括事务管理、合同管理、支出管理和知识管理等功能。请访问 www.lawvu.com 了解详情。