销毁文件

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师每天都会处理文件。在某些情况下,律师会自己制作文件,包括书面协议和法律建议备忘录。在其他情况下,客户或者第三方会因为各种原因向律师提供文件,比如因为尽职调查或者交易完成前的委托保管(有关律师托管文件的情况,请参见《商法》杂志第7辑第6期:《托管》)。

文件可能是纸质形式或者电子形式。在任何一种情况下,通过撕碎文件或者从律师事务所的信息技术(IT)系统中删除这些文件通常都是可能的。律师及其客户希望销毁文件的原因有许多。就纸质文件而言,原因可能是减少存储成本,并给其他文件创造更多的存储空间。或者可能仅仅是这些文件涉及的事务太旧了,并不再有用或者相关。

就电子文件而言,存储问题相对没那么重要。不过,律师有时候可能会被要求销毁文件。比如,当客户或第三方向律师提供保密信息(如为了投标目的,根据交易中的指示,或者为了进行尽职调查)的条件是要求律师在客户或者第三方提出要求时返还或者销毁文件的时候,可能会发生这种情况。

销毁文件对于律师和律师事务所来说可能会存在问题。第一,律师可能有义务在一定期限内保存文件,不论是根据适用的法律法规还是根据律师事务所自身的文件存档政策。第二,从律师事务所的IT系统中删除电子文件,可能在技术上很难或者不可能。

第三,律师事务所或客户销毁与实际发生的、未决的或者潜在的司法程序相关的文件可能是违法行为,因为该等行为可能会导致证据的销毁。本期文章将探讨律师或者其客户在哪些情况下销毁与司法程序相关的文件是违法的,并且会比较普通法法域和中国对此问题的不同态度。

普通法法域

传统上,许多普通法法域的法律法规均规定文件可以被销毁,除非司法程序已经开始或者已经被宣布。不过,立法目前确定的一般性规则是文件必须从司法程序预计要开始的时候被保护,而不是从司法程序开始的时候。

比如,澳大利亚维多利亚州《刑法》第254章规定如下:

销毁证据

(1) 任何人

(a)知道一份文件或者任何形式的其他物被要求或者很有可能会被要求作为诉讼程序的证据;并且

(b)有以下两者情况之一:

(i)毁灭或者隐藏或者使其难以辨认、不可辨别或者无法识别;或者

(ii)明示或者默示地授权或者允许其他人毁灭或者隐藏或者使其难以辨认、不可辨别或者无法识别,并且该等人士如此做了;而且

(c)从事(b)段所述行为是为了阻止其被作为证据在法律程序中使用

犯有可公诉罪行并被处第6级有期徒刑(最高5年)或者第6级罚款或者两者。

(2) 本章适用于诉讼程序,不论是正在进行中的程序或者是将进行的程序,或者可能在未来开始的程序。

有关公司的立法中也有类似规定。比如,英国1985年《公司法》第450章规定如下:

450 对公司文件进行毁灭、篡改等行为的处罚

(1) 任何人,为第447章第(1)款(a)至(d)项所述的任何机构或者除上述机构之外,为1982年《保险公司法》第二部分所适用的保险公司的官员,

(a) 毁灭、篡改或者伪造影响机构的财产或事务或者与之相关的文件,或者对毁灭、篡改或者伪造行为知情,或者

(b) 虚假记录该等文件,或者对虚假记录知情,

是属于犯罪行为,除非他证明他没有隐藏该机构有关事务或者破坏法律的意图。

在上述例子中,销毁或隐藏文件的意图是在证明犯罪之前必须符合的一个必要要素。

普通法法域的判例法也考虑这种观点。澳大利亚维多利亚州《刑法》第254章(见上文所述)引起的立法改革是由2002年McCabe诉 British American Tobacco Australia Services Ltd案引起的,在该案中原告因其抽烟引发肺癌起诉了烟草公司。

在诉讼程序开始前,烟草公司的代理律师建议公司销毁部分记录。一审判决中,法院认定公司故意为了拒绝对原告进行公平审判而销毁文件的行为破坏了法院程序。上诉法院随后认定原告未能证明公司销毁文件是为了拒绝公平审判,并且认为律师给出的法律建议是有关存储空间的使用问题,而不是为了在法律程序中销毁证据,从而推翻了一审法院判决。不过,这个判决具有重要意义,因为它确立了如果有关文件计划将作为证据在诉讼中使用的话,那么该等文件不得被销毁的原则。

中国大陆

在中国大陆,《刑法》第三百零六条禁止在刑事诉讼中毁灭证据,具体规定见引文一。

《刑法》第三百零六条

在刑事诉讼中,辩护人、诉讼代理人毁灭、伪造证据,帮助当事人毁灭、伪造证据,威胁、引诱证人违背事实改变证言或者作伪证的,处三年以下有期徒刑或者拘役;情节严重的,处三年以上七年以下有期徒刑。

Article 306, PRC Criminal Law

If, in criminal proceedings, a defender or agent ad litem destroys or forges evidence, helps any of the parties to destroy or forge evidence, or coerces or entices witnesses into changing their testimony in defiance of the facts or give false testimony, he or she shall be sentenced to a fixed-term imprisonment of not more than three years or criminal detention; if the circumstances are serious, he or she shall be sentenced to fixed-term imprisonment of not less than three years but not more than seven years.

民事诉讼中没有明确的规定禁止毁灭文件。不过,中国《民事诉讼法》第七十四条为民事诉讼当事人申请证据保全提供了基础(见引文二)。

《民事诉讼法》第七十四条

在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下,诉讼参加人可以向人民法院申请保全证据,人民法院也可以
主动采取保全措施。

Article 74, PRC Civil Procedure Law

In circumstances where there is a likelihood that evidence may be destroyed or lost, or it is difficult to obtain later, the participants in the proceedings may apply to the people’s court for preservation of the evidence. The people’s court may also on its own initiative take measures to preserve such evidence.

有关根据第七十四条申请证据保全的实践经验的相关信息很少。根据中国律师的介绍,迄今为止,法院作出这类裁定的次数不太频繁,并且相对难以取得。

葛安德 Andrew Godwin
葛安德
Andrew Godwin

葛安德以前是年利达律师事务所上海代表处合伙人,现在墨尔本法学院教授法律,担任该法学院亚洲法研究中心的副主任。葛安德的著作《商法词汇:法律概念的翻译和诠释》重新汇编了其在本刊“商法词汇”专栏撰写的所有文章。该书由Vantage Asia出版。如欲订购,请即登录 www.vantageasia.com