销毁文件

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师每天都会处理文件。在某些情况下,律师会自己制作文件,包括书面协议和法律建议备忘录。在其他情况下,客户或者第三方会因为各种原因向律师提供文件,比如因为尽职调查或者交易完成前的委托保管(有关律师托管文件的情况,请参见《商法》杂志第7辑第6期:《托管》)。

文件可能是纸质形式或者电子形式。在任何一种情况下,通过撕碎文件或者从律师事务所的信息技术(IT)系统中删除这些文件通常都是可能的。律师及其客户希望销毁文件的原因有许多。就纸质文件而言,原因可能是减少存储成本,并给其他文件创造更多的存储空间。或者可能仅仅是这些文件涉及的事务太旧了,并不再有用或者相关。

就电子文件而言,存储问题相对没那么重要。不过,律师有时候可能会被要求销毁文件。比如,当客户或第三方向律师提供保密信息(如为了投标目的,根据交易中的指示,或者为了进行尽职调查)的条件是要求律师在客户或者第三方提出要求时返还或者销毁文件的时候,可能会发生这种情况。

销毁文件对于律师和律师事务所来说可能会存在问题。第一,律师可能有义务在一定期限内保存文件,不论是根据适用的法律法规还是根据律师事务所自身的文件存档政策。第二,从律师事务所的IT系统中删除电子文件,可能在技术上很难或者不可能。

第三,律师事务所或客户销毁与实际发生的、未决的或者潜在的司法程序相关的文件可能是违法行为,因为该等行为可能会导致证据的销毁。本期文章将探讨律师或者其客户在哪些情况下销毁与司法程序相关的文件是违法的,并且会比较普通法法域和中国对此问题的不同态度。

普通法法域

传统上,许多普通法法域的法律法规均规定文件可以被销毁,除非司法程序已经开始或者已经被宣布。不过,立法目前确定的一般性规则是文件必须从司法程序预计要开始的时候被保护,而不是从司法程序开始的时候。

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葛安德 Andrew Godwin
葛安德
Andrew Godwin

葛安德以前是年利达律师事务所上海代表处合伙人,现在墨尔本法学院教授法律,担任该法学院亚洲法研究中心的副主任。葛安德的著作《商法词汇:法律概念的翻译和诠释》重新汇编了其在本刊“商法词汇”专栏撰写的所有文章。该书由Vantage Asia出版。如欲订购,请即登录 www.vantageasia.com